כיצד לנהל תקציב

תכנית תקציב היא הדרך שלך לגרום לתכנון להפוך למציאות.

אנשים מקדישים נתח גדול מזמנם לתכנון. הם מתכננים את הקריירה, את הטיול הבא, את רכישת הדירה שהם חולמים עליה, את הרכב או את התואר שאותו הם מעוניינים לרכוש. אז מדוע נמנעים בעלי עסקים מתכנון התקציב של העסק שלהם?

הסיבה לכך נובעת במקרים רבים מהתחושה שפעילות הנתפסת כבעלת מאפיינים אקראיים אי אפשר לתכנן. עסק נתפס אצל רבים כפעילות שתוצאותיה אקראיות, וּלפיכך בלתי ניתנות לתכנון.

האם אכן פעילות העסק מאופיינת באקראיוּת?

ואם אכן כך, האם הדבר מצדיק אי-תכנון?

תכנית תקציב היא אחד הכלים החשובים ביותר בניהול עסק. גיבוש תכנית תקציב מפורטת וּבחתך חודשי מחייבת את בעלי העסק לתכנן את יעדיהם לשנה מראש (וּלעתים אף לתקופה ממושכת יותר), לעקוב במהלך השנה אחר הביצוע מול התכנון המקורי וּלנתח את התוצאות בתום השנה כבסיס לתכנון התקציב לשנה הבאה.

האומנם ניתן לשפר תוצאות עסקיות עתידיות על ידי תכנון מראש? הרי התוצאות תלויות באין-ספור פרמטרים. מרביתם מושפעים מגורמים חיצוניים, שעליהם אין לנו כל שליטה או יכולת השפעה. הדבר הולך וּמתחזק ככל שהתכנון רחוק יותר על ציר הזמן.

ובכן, התשובה היא כן!

בהחלט ניתן לכוון לתוצאות הרצויות באופן טוב (וּלעתים אף טוב מאוד) באמצעות תכנון מראש. תכנון הנשען על חשיבה יסודית ורציונאלית ישפר משמעותית את הסיכויים לנתב את העתיד העסקי למקום שאליו אנו שואפים.

מהי למעשה תכנית תקציב?

תכנית תקציב היא השיקוף המפורט של תכנית הפעילות המתוכננת של העסק לעתיד לבוא. היא מביאה לידי ביטוי, באמצעות הנחות יסוד וּנתונים מספריים, את תכנית העבודה של העסק, וּמביאה לידי ביטוי את התוצאות הצפויות להתקבל.

תכנית התקציב תכלול את יעדי המכירות, את ההוצאות הישירות שבגינן ואת תקציבי ההוצאות הקבועות. כמו כן תכלול התכנית את תקציבי ההשקעות המיועדים.

כדי שהתכנון יהיה הגיוני וישׂים, חייבים כל הרכיבים שבו להיות סבירים וּלהתחבר באופן רציונאלי זה לזה. כך לדוגמה, תכנון חדירה לנישה עסקית חדשה יחייב להקצות בין השאר את משאבי כוח האדם ואת הפרסום והשיווק הנוספים הנדרשים, מעבר למשאבים שהעסק צורך כיום, הרחבת נפח הפעילות תחייב הקצאת שטח משרדים שיאפשר לקלוט את העובדים הנוספים, וכן הלאה.

תכנית תקציב נכונה תסייע בקביעת מבנה הוצאות המותאם ליעדי העסק וּתאפשר להגיע להישגים משופרים תוך אופטימיזציה של העלות מול התועלת. הכנת תכנית התקציב מחייבת אותנו להשקיע מחשבה בהגדרת היעדים (תחומי הפעילות שבכוונתנו לעסוק בהם ויעדי המכירות שאליהם נשאף), וּכנגזרת מהם לתכנן את רכיבי ההוצאות אשר יתמכו בהשגת יעדים אלו.

כיצד לתכנן את התקציב?

תכנית תקציב נהוג להכין מראש לשנה קלנדארית לכל הפחות.

שלב התכנון חשוב מאין כמוהו, והוא מאפשר לך לקבוע את יעדי המכירות בהסתמך על כמה פרמטרים המונחים על שולחנך, כגון היקף הפעילות בשנה הנוכחית, הקשרים העסקיים שיצרת עד כה, היכולת שלך למנף אותם, יכולות שיווקיות שפיתחת, אירועים מיוחדים, השפעת עונתיות, שינויים בתחרות וכדומה. תכנון נכון יאפשר לך למצות את פוטנציאל השיווק והמכירות ולקבוע תכנית יעדים ברורה של המכירות.

בקביעת יעדי ההכנסות עליך לבחון את תוצאות השנה החולפת וּלבצע הערכה מחודשת שלהם על בסיס שינויים שאירעו ואשר עשויים להשפיע לטובה או לרעה, כגון כניסת מתחרה חדש והשפעה על רמת המחירים, הוספת מוצר לסל המוצרים או גריעת מוצרים אחרים, הוספת ערוצי שיווק ומכירה וכדומה.

לצד תחזית המכירות, תוכל לחשב בקלות את תחזית ההוצאות הישירות (שהן נגזרת של ההכנסות) ולקבוע את סעיפי ההוצאות הקבועות. עליך לבחון את תקציבי השיווק המיועדים אל מול יעדי המכירות כדי לוודא שהם מספקים לצורך השגת היעדים.

בתהליך התכנון תוכל לזהות וּלצמצם רכיבי הוצאות שאינם תומכים ביעדים (אלו רכיבי הוצאות מיותרים), וּלחילופין לזהות וּלהוסיף משאבים חיוניים שהחסרת ואשר בלעדיהם תתקשה לעמוד ביעדים.

חובה לקבוע יעדי רווחיות

תכנית התקציב חייבת לעמוד ביעדי רווחיות של 5-10 אחוזים לפחות, וזאת כדי להשאיר "בטן רכה" להפתעות העלולות להשפיע לרעה על התוצאות. אם בסיום התכנון מתקבל כי התכנית שגובשה אינה עומדת ביעדי רווח אלו, יש לחזור על התהליך, לצמצם הוצאות קבועות, להגדיל הוצאות שיווק וּלהגדיל יעדי מכירות (בתחום הסביר וההגיוני) –עד להגעה ליעדים.

במהלך השנה וּבסיום כל חודש, חשוב מאוד לבצע מעקב תכנון מול ביצוע לחודש החולף ולנתוני הצבירה מתחילת השנה. חשוב לנתח, להבין וּלהסיק מסקנות כאשר ניכרות סטיות מהותיות ביחס לתכנית המקורית. סטיות לרעה חובה לתקן בהקדם.

תכולת תכנית תקציב

את תכנית התקציב יש לבנות בפורמט של דוח רווח והפסד, בחתך חודשי וּלשנה מראש במבנה הבא:

· הכנסות – יפורטו בחתך מרכזי הרווח של העסק וסוגי המוצרים

· עלות המכר – ההוצאות הישירות המחושבות ביחס להכנסות מרכזי הרווח

· רווח גולמי – הפער שבין ההכנסות לעלות המכר

· הוצאות קבועות

· רווח תפעולי – הפער שבין הרווח הגולמי וההוצאות הקבועות

· הוצאות המימון

· רווח נקי – הפער שבין הרווח התפעולי והוצאות המימון

ניהול תקציב – ערובה לשיפור תוצאות

ניהול עסק המסתמך על תקציב מסודר ישפר לאין ערוך את התוצאות הפיננסיות. הוא יאפשר למצות את מרב היכולות של העסק באמצעות תכנון מראש (ולא מתוך החלטות אקראיות במהלך השנה). כמו כן, הוא יאפשר לזהות שינויי מגמה במהלך השנה, קרוב מאוד למועד התהוותם, וּלהגיב עליהם בהתאם.

התנהלות שלא במסגרת תכנית תקציב דומה לספינה שנישאת על גלי הים, ללא כל כיוון או מטרה. מובן מאליו כי הגעתה ליעד היא עניין של מזל בלבד. גם אם במקרה היא תגיע בסופו של דבר ליעדה, הדבר לא יקרה בנתיב הקצר והיעיל ביותר שיכלה לעשות לוּ הייתה מתכננת את נתיב השיִט מראש.