ניהול תזרים מזומנים – חובה או זכות?
דמיין לעצמך: משפחתך ואתה מחליטים לצאת לטיול משפחתי. נכנסים לרכב, הילדים במושב מאחור צוהלים וּשמחים. חוגרים חגורות ו... מכסים את השמשה הקדמית בכיסוי החדש שקניתם זה עתה. "אמנם לא רואים את הדרך", אתה אומר לעצמך, "אבל לפחות ניתן לראות את הכביש מאחור באמצעות המראות". נו, גם זה טוב. מניע את המנוע ולוחץ על דוושת הגז. יוצאים לדרך... עיקול. תאונה.
"איך זה ייתכן?", אתה שואל את עצמך, "הרי התרכזתי בנסיעה והקפדתי לבדוק את עצמי כל הזמן באמצעות מראות הצד של הרכב!"
ניהול עסק דומה במובנים רבים לנהיגה בכביש דו-כיווני מפותל ועמוס בכלי רכב. הוא דומה גם בתכולתו – המשפחה. עתיד העסק ישליך באופן ישיר על מצב המשפחה כולה, לטוב או לרע.
ניהול עסק אינו עניין פשוט. השליטה בעסק והבנת תמונת המצב שלו בכל רגע נתון הם הכרח קיומי, וּלשם כך יש צורך בניתוח מקצועי ואפקטיבי של הנתונים. ניהול עסק אינו עניין אינטואיטיבי ואין הוא יכול לנבוע מתוך תחושות או מתוך הסתכלות צרה על חלק מהנתונים שבמקרה נגישים לבעל העסק.
כדי להבין את מצב העסק ניתן להיעזר בכמה כלים, והעיקריים שבהם כוללים דוחות רווח והפסד, ניתוח נקודת האיזון וניתוח מאזן הנכסים וההתחייבויות. אולם כל אלו אינם יכולים לחזות את תזרים המזומנים כפי שעתיד להופיע בחשבונות הבנק מחר, בעוד שבוע וּבעוד שלושה חודשים מהיום.
גם עסק מרוויח עלול להיקלע למצוקת תזרים
ניתוח הדוחות היה מספק בהחלט לצורך הבנת מצב העסק וניהולו התקין, אם בפני העסק היו עומדות מסגרות אשראי בלתי מוגבלות בבנקים. אולם לדאבוננו, ברוב המוחלט של המקרים אין זה המצב. מסגרות האשראי מוגבלות בסכומן, והבנקים אינם ממהרים להגדיל את המסגרות ללא הסבר מאוד משכנע מצד בעל העסק.
בצורה זו עשויים להיווצר מצבים שבהם עסק, שרווחיו המצטברים חיוביים לאורך הזמן ואין הוא סובל מחובות אבודים משמעותיים, ימצא עצמו בבעיית תזרים מזומנים חמורה העלולה להוביל לקריסה.
בניגוד לסיטואציות שבהן ידחה העסק תשלום לספק, יעכב אספקה ללקוח או יעכב משכורת לעובדיו – הרי שחריגה ממסגרות האשראי בבנק עלולה להביא באחת לנזק בלתי הפיך.
אשר על כן, בדיוק כשם שלא יעלה על דעתך לנהוג ברכב כאשר השמשה הקדמית חסומה בפניך, כך אסור שיעלה בדעתך לנהל את עסקיך מבלי שתוכל לצפות ולחזות את תזרים המזומנים בבנק. ניהול תחזית תזרים מזומנים הוא תנאי הכרחי לפעילות העסק לאורך זמן ולשרידותו.
הקשר הרופף בין מצב החשבון בבנק לבין מצב העסק
חשבון הבנק ביתרה שלילית; האם פירוש הדבר שהעסק במצב רע?
החשבון בפלוס מרשים; האם זה אומר שהעסק במצב טוב?
לא בהכרח!
רבים מבעלי העסקים נוטים לראות במצב תזרים המזומנים בבנק אינדיקציה מהימנה על מצב העסק. כאשר תזרים הבנק חיובי או עמוק בתוך מסגרת האשראי, תתקבל התחושה שהעסק במצב טוב, ולהיפך – כאשר התזרים שלילי וּמתקרב לקצה גבול האשראי או חוצה אותו חלילה, תתקבל התחושה שהעסק במצב רע.
בפועל, בחלק מהמקרים תשקף תמונת המצב של חשבון הבנק את ההיפך הגמור מהמצב שבו מצוי העסק.
מצב חשבון הבנק עלול להטעות
בהחלט ייתכן שיהיו עסקים טובים וּמרוויחים שמצב תזרים המזומנים שלהם בבנק מורע בתקופת זמן מסוימת, וּלהיפך – תזרים המזומנים של עסק שסובל מהפסדים משתפר.
במקרה הראשון, כאשר תזרים הבנק נראה טוב אולם העסק מפסיד, טעות בהבנת המצב עלולה להביא את בעל העסק לקבל החלטות פיננסיות שהוא לא יוכל לעמוד בהן, כגון החלטה על ביצוע השקעות, משיכת רווחים, העלאת תקציב ההוצאות בעסק וכדומה.
במקרה השני, כאשר התזרים נראה לחוץ אולם העסק מרוויח, עלול בעל העסק להחליט החלטות חפוזות, כגון פיטורי עובדים או צמצום בתקציבי השיווק אשר ירעו את מצב העסק, ואף יגרמו לו לנזקים לאורך זמן.
כאשר לבעל העסק אין "שעונים" מהימנים לניהול וּלבקרה, הוא עלול למצוא עצמו נסמך על סימפטומים שאינם בהכרח מייצגים, וּמהם יסיק בנוגע למצבו הפיננסי. בעסקים שבהם צורכי האובליגו (סך מסגרות האשראי השונים) הולכים ותופחים, יכול בעל העסק לקבל את הרושם שהעסק מפסיד ושמצבו מידרדר. מנגד, במקרים שבהם מסגרות האובליגו נשמרות ואף מצטמצמות, הוא יכול לקבל את הרושם שהעסק מרוויח.
צורכי האשראי הם נגזרת של אופי פעילות העסק והיקף המחזורים שלו, ואינם אינדיקאטור המייצג כשלעצמו את מצב העסק.
מדוע זה קורה?
ובכן, עסקים בעלי אשראי ממוצע שלילי (ממוצע ימי אשראי התשלומים גבוה מממוצע ימי אשראי התקבולים) יגדילו את צריכת האשראי שלהם ככל שיגדל היקף המחזורים. מנגד, בעסקים שבהם ממוצע האשראי חיובי, יקטן האובליגו הנדרש עם הגידול במחזורי הפעילות, וּלעתים גם כאשר העסק יפסיד.
כיצד הדבר ייתכן?
התשובה לכך פשוטה והיא נעוצה בפער שבין אשראי התקבולים לאשראי התשלומים בעסק. כל עוד פער זה שלילי, הרי שחשבון הבנק צפוי להיות זה שיספוג אותו, זאת בהנחה, שלעסק אין מקורות מימון חלופיים.
נמחיש זאת בדוגמה פשוטה:
> עסק שמחזור הכנסותיו עומד על 100 אלף ש"ח והוא נמצא בדיוק על נקודת האיזון, כלומר סך הכנסותיו מתאזן עם סך הוצאותיו, והרווח שלו שווה לאפס.
> סך ההוצאות הקבועות מסתכמות ל- 40 אלף ש"ח לחודש והן כוללות את עלות המשכורות בסך 25 אלף ש"ח המשולמת בסוף כל חודש, ואת הוצאות התקורה האחרות המסתכמות ב-15 אלף ש"ח בחודש, והן משולמות בתחילת החודש.
> הקניות מהוות 60% מהמכירות, קרי שעל כל 1,000 ש"ח הכנסות הוא ישלם 600 ש"ח לספק חומרי הגלם.
> לעסק יש לקוח אחד ויחיד, והוא משלם בתנאי תשלום של שוטף פלוס 90.
> את החומרים הוא קונה בתנאי תשלום של שוטף פלוס 30.
כאמור, העסק נמצא בנקודת האיזון ולכן אינו מרוויח ואינו מפסיד. לכן הגיוני היה להניח שחשבון הבנק יעמוד על יתרה אפס. הדבר היה נכון אילו כל התשלומים והתקבולים היו מתבצעים לפי אותה מדיניות אשראי, אולם לא כך הדבר.
בדוגמה שלפנינו, ניתן לחשב ולראות שחשבון הבנק יעמוד באופן קבוע על יתרה שלילית של 255 אלף ש"ח, יתרה הנובעת מהפער במדיניות האשראי בין התשלומים והתקבולים. פער זה שקול לפי 2.5 ממחזור המכירות של העסק, ואותו נהוג לממן באמצעות מסגרת האשראי בחשבון הבנק (אשראי ל"הון חוזר").
איפה הכסף?
אם נחפש היכן "מתחבא" הכסף, נמצא את התשובה בפער שבין יתרות החייבים ליתרות הזכאים. פער זה, שיוצר את הגירעון, נמצא למעשה אצל הלקוחות, בסחורה שנמסרה וטרם שולמה. הרי בכל נקודת זמן יכיל הדוח חשבונות פתוחים בסכום של שלושה חודשי פעילות, קרי 300 אלף ש"ח.
ניתן להבין מכאן כי כל שינוי בתקופת האשראי יביא לשינוי דומה בהון החוזר הנדרש.
לגלגל את האשראי מהבנק החוצה
אם יצליח בעל העסק לשכנע את לקוחותיו לשלם בהקדמה של חודש אחד (לשוטף פלוס 60), הרי שסך ההון החוזר שיידרש, יפחת בסכום של 100 אלף ש"ח, ויעמוד על 155 אלף ש"ח בלבד. באופן דומה, הארכת תקופת האשראי לתשלום לספקים תשפר וּתצמצם את מסגרת ההון החוזר הנדרש (כל חודש נוסף באשראי יצמצם את ההון החוזר הנדרש בסכום של 60 אלף ש"ח, שכן כאמור הקניות מהוות 60% מסך מחזוֹר המכירות.
המציאות היא בדרך כלל מורכבת יותר מהדוגמה המוצגת. לכל עסק יש מספר רב של לקוחות ושל ספקים, וּלכל אחד מהם נקבעים תנאי אשראי מסוימים. כן ישנם תשלומים לרשויות, החזרי הלוואות וכדומה. כל אלו מוסיפים על הקושי לחשב את ההון החוזר הנדרש, אולם ניתוח יסודי, הנסמך בין היתר על נתוני העבר, יאפשר לבצע זאת.
חישוב כזה, חשוב מאוד שיתבצע אחת לרבעון (לכל הפחות), והוא ישמש בין השאר לבחינת התאמת מסגרת האשראי בחשבונות הבנק של העסק לזה הקיים בפועל. הצגת החישוב בפני הבנק תוכל גם לסייע בבקשה להגדלת מסגרת האשראי, במקרים שבהם המסגרת קטנה מההון החוזר המחושב.
כמה טיפים לניהול תזרים המזומנים
כיצד תבחר את הכלי המתאים לך לניהול תזרים מזומנים?
קיים מגוון רחב של אפשרויות לניהול תחזית תזרים המזומנים. להלן סקירה קצרה של השיטות הנפוצות על יתרונותיהן ועל חסרונותיהן:
1) רישום ידני
אינו יעיל, מצריך השקעת זמן גדולה
אינו גמיש לבחינה של שינויים בתזרים
אינו מדויק, בדרך כלל לא יכיל את כל המידע המהותי שנדרש
אינו מקצועי, בעיקר כשתרצה להגיש את הדוח לבנק
לא מומלץ, אלא שעדיף על לא כלום!
2) גיליון חישוב (כדוגמת Microsoft Excel)
יעילות נמוכה – מצריך השקעת זמן רבה בעדכון הנתונים וּבעיבוד הדוחות
היעדר ממשק למערכת הנהלת חשבונות – מחייב הזנה כפולה של נתונים
רמת ידידותיות נמוכה למשתמש
אינו סלחני לטעויות – טעות בהזנה של נוסחה עלולה להציג ממצאים שגויים ביחס לתחזית תזרים המזומנים, על הנזק שהדבר עלול לגרום
מתאים בעיקר לאנשים המיומנים וּבקיאים בעבודה בגיליונות חישוב, ושיש ביכולתם לערוך את השינויים הנדרשים לצורך התאמת הנוסחאות לצרכיהם
רלוונטי לעסקים קטנים יחסית, בעלי נפח פעילות מצומצם (בהיקף כמות הניירת), ורק אם למשתמש יש הידע לבנות וּלתחזק את המערכת באופן שוטף.
3) תוכנה ייעודית
השוק מציע מִגוון רחב של תוכנות, מקצתן ניתן להוריד בחינם מהאינטרנט ואחרות מחויבות בתשלום. לכל תוכנה היתרונות והחסרונות שלה. לכל עסק עשויה להתאים תוכנה אחרת. אין תוכנה שהיא הנכונה והמתאימה ביותר לכל סוגי העסקים.
השימוש בתוכנה ייעודית, בהנחה שנבחרה המערכת המתאימה לעסק, יאפשר ניהול יעיל ואמין של תחזית תזרים המזומנים ויאפשר לחזות ולצפות את מצב החשבון תקופה ארוכה מראש.
מומלץ מאוד שתוכנת התזרים תכלול את היכולות הבאות:
1) ידידותיות בהזנת נתונים וּבהפקת דוחות.
2) שלמות: יכולת לקלוט את כל סוגי הנתונים הרלוונטיים לעסק, כגון חשבוניות, תשלומים ותקבולים צפויים, הוראות קבע, הלוואות וּפעולות קבועות בחשבון (משכורות, תשלומים לרשויות וכולי).
3) יכולת להוסיף תחזית פעילות עתידית שטרם באה לידי ביטוי בהזמנות שנכנסו בפועל לעסק.
4) גמישות לשינויים: יכולת פשוטה לעדכן נתונים שהוזנו למערכת (שינוי מועד צפוי של תקבול או תשלום וכדומה).
5) מידע: מִגוון דוחות סטטיסטיים ודוחות השוואה תקופתיים.
6) ממשק לחשבון הבנק לצורך ביצוע התאמות בנק.
7) ממשק למערכת הנהלת חשבונות יאפשר לייעל את התהליך ולחסוך למנהל החשבונות זמן עבודה (וּבתוך כך ייתכן שניתן יהיה להוזיל את העלות של מנהל החשבונות).
מומלץ מאוד, זכור! בחירת מערכת שאינה מתאימה לצורכי העסק שלך עלולה לגזול זמן יקר בתפעול השוטף שלה, והיא עשויה לספק מידע חלקי ולא מספק. מומלץ מאוד לבחון את האפשרויות העומדות לפניך אל מול הצרכים שלך בפועל.